El trabajo a distancia parece haber llegado para quedarse y esta situación abre nuevos frentes laborales, como el que atañe a los líderes de los equipos. Los empleados han pasado a estar dispersos, tanto en el espacio como en el tiempo, y las personas que los lideran tienen nuevas competencias que implantar y desarrollar.
La buena gestión de equipos dispersos puede ser una gran oportunidad para obtener y gestionar talento, aumentar la eficacia, avanzar hacia la transformación digital y disminuir costos operativos y medioambientales.
Según Eva Rimbau, profesora de Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), “la buena gestión de equipos dispersos puede ser una gran oportunidad para obtener y gestionar talento, aumentar la eficacia, avanzar hacia la transformación digital y disminuir costos operativos y medioambientales”. Así, en un artículo de la UOC esta experta en recursos humanos propone un decálogo de las cuestiones que deben tener en cuenta las personas que están al frente de las plantillas que teletrabajan:
1. Definir equipos
Los líderes deben conocer “las actividades y circunstancias” de cada persona del equipo y “definir claramente las funciones” de cada una de ellas, así como organizar “sesiones de coordinación” con la participación de todos.
2. Fijar y documentar tareas
“Cada miembro del equipo debe saber qué hace, qué hacen los demás y qué se espera de cada uno”, recomienda Rimbau, que apuesta por marcar resultados y objetivos a conseguir entre todos. Y proporcionar herramientas para compartir documentos o archivos.
3. Elegir y proporcionar las herramientas
La profesora de la UOC explica que es labor del líder “minimizar la brecha tecnológica entre los miembros de los equipos” y elegir qué tecnología es la más adecuada para cada equipo y trabajo. Propone las videoconferencias como una buena herramienta para “minimizar malentendidos y distorsiones” frente a los correos electrónicos o mensajes. Eso sí, advierte que no se debe “abusar de ellas”.
4. Formación personalizada
La formación es necesaria para todos los miembros del equipo, ya sean colaboradores, empleados o cargos directivos, tanto en herramientas, como en competencias comunicativas, gestión del tiempo y desconexión digital.
5. Desarrollar la confianza
“La confianza aumenta la eficacia, la proactividad, el optimismo, la compartición de información y facilita la petición de ayuda”, resume la docente de la UOC, que alerta de que, en el entorno virtual, ésta se desarrolla “más lentamente”. Por eso, pide a los líderes que se priorice el conocimiento mutuo con encuentros presenciales, pero también que se muestre confianza mediante el refuerzo positivo y que se eviten conflictos con un reparto “claro” de tareas.
6. Potenciar la autonomía
La experta propone más autonomía para los miembros del equipo; eso sí, adaptada a las capacidades de cada uno. “Cierto grado de autonomía es esencial para que el teletrabajo tenga éxito”, defiende, además de que, señala, “reduce conflictos”. Para esta competencia es necesario, añade, «evitar supervisar muy de cerca» a cada trabajador y permitir que se puedan resolver los problemas que surjan en el desempeño de las tareas.
7. Apoyo socioemocional
El líder en el nuevo entorno de teletrabajo tiene que apoyar al equipo, pero también debe tratar a sus integrantes como personas independientes y realizar un seguimiento estrecho de cada uno de ellos. “Hay que tratar individualmente los problemas individuales practicando la escucha activa”, sugiere la profesora, que apunta al miedo o al estrés como cuestiones vitales que deben tenerse en cuenta.
8. Comunicar bien
Aunque a distancia, el equipo de trabajo debe contar con un espacio virtual para expresarse de manera bidireccional, con “aportaciones y valoraciones”. La comunicación es clave para trabajar bien en remoto, aunque debe establecerse “con calma y con el reconocimiento del esfuerzo de todos”, dice la experta.
9. Espacio para innovar
De las conversaciones no planificadas pueden surgir nuevas ideas, así que, pese a la ausencia de un espacio físico común, no deben descuidarse estos momentos de “intercambio informal de ideas” y deben potenciarse la escucha y las herramientas de trabajo colaborativo que favorezcan la innovación, aconseja Rimbau.
10. Mejorar los procesos
“El teletrabajo es un proceso, no un estado”, recuerda la docente de los Estudios de Economía y Empresa, por lo que, una vez implementada la labor en remoto, el sistema tiene que ir avanzando, teniendo en cuenta que “requiere modos de organizar y comunicar diferentes”, aclara la experta.
